Realiza un informe de ventas segmentado

Una máxima en todo proceso de reporting o informes, sea del tipo que sea, es que la información debe ser dinámica y adaptable al perfil de la persona que la interpreta o necesita.

INFORME-VENTAS

Un informe de ventas no puede ser un documento corporativo, entendiéndose como un mismo archivo a disposición de cualquier empleado. No es un problema de transparencia empresarial, hablamos de eficiencia a la hora de adaptar el informe a su receptor.

Cuanto más descendamos por la cadena jerárquica de la empresa, mayor detalle y personalización deberá tener el informe de ventas. Podríamos llegar incluso a nivel cliente si lo elaboramos para nuestra red comercial, o a nivel tienda si es para los supervisores de cada local.

Es por todo ello que la base de un buen informe de ventas son los datos, en concreto la gestión, mantenimiento y presentación que le demos a esta información. Y para una correcta captación y modulación de los datos necesitaremos tener claros los objetivos que con ellos queremos alcanzar y la utilidad que nos pueden dar cada uno de ellos.

“El inicio de todo informe de ventas son por tanto los objetivos, pues serán la forma de analizar el éxito, fracaso o desviaciones de la estrategia corporativa” 

Habiendo definido los objetivos y cuantificado sus requisitos y evolución prevista y deseada, tendremos que ser capaces de monitorizar esa información. Es aquí donde se establece el detalle en la captación de datos que vamos a llevar a cabo para la medición de los objetivos empresariales. Objetivos llevan a estrategia, estrategia lleva a datos, datos a información, e información a interpretación y decisiones. Cerrando el círculo, pasaremos a analizar los objetivos.

Desde la visión más periférica de un informe de ventas orientado a un director departamental hasta la visión detallada y segmentada por nichos orientada al equipo comercial. Ese es el nivel de profundidad que deberá asumir y representar cualquier informe para que se convierta en una potente herramienta de negocio capaz de identificar oportunidades y reencauzar desviaciones puntuales.

Y es que cualquier venta tiene una repercusión global en la empresa. Tan pronto significa una buena acción comercial por parte del delegado de zona como el éxito en la definición de la campaña promovida por el director de marketing.

El camino hacia el éxito es conjunto, pero la clave del informe de ventas es que se pueda interpretar separadamente para identificar claramente quién o quiénes están provocando desviaciones indeseadas o no previstas, así como los que van holgados y necesitan de un estímulo mayor para reactivar su ambición laboral.

Le dejo también un manual gratuito que le servirá para autoevaluarle comparando su caso con las 12 claves para la realización de un buen informe de ventas.

Ya para acabar, y no por ello menos importante, un informe de ventas puede echarse a perder si no tiene un elevado impacto visual. Hoy en día disponemos de multitud de gráficos y herramientas que nos permiten representar la información en el formato que mejor se adapte a lo que queremos transmitir. Debemos facilitar la comprensión de la información con un simple vistazo, sin dudas, preguntas ni letra pequeña.

La persona que analice su informe de ventas debe ser capaz de hacerse una idea global de todo su contenido viendo exclusivamente la evolución gráfica que se muestra en él. Tablas o cuadros confusos, con exceso o falta de información o con datos poco relevantes provocarán una pérdida de tiempo e interés que puede resultar fatal. El arte de realizar gráficos visuales e informativos no es simple, pero a cada nuevo informe de ventas que hagamos tenemos la posibilidad de realizarlo mejor o sugerir cambios si no está en nuestra mano modificarlo. De nuevo, un trabajo en equipo.

Roger Llorens, licenciado en Administración y Dirección de empresas por la Universidad Autònoma de Barcelona, completando sus estudios en la Linnaeus University de Suecia. Especializado en Marketing Online desde 2008, ha trabajado como diseñador de proyectos de posicionamiento web (SEO y Marketing de Contenidos), campañas en redes sociales para empresas y pymes (SMO – SMM) y estrategia online corporativa y comunicativa para varias empresas y startups.

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  • Debemos facilitar la comprensión de la información con un simple vistazo, sin dudas, preguntas ni letra pequeña. ¡Twittear!

Imagen www.muycomputerpro.com